Digitalisierung Ihrer FM-Prozesse

Um der zunehmenden Dichte an Anforderungen beim Betreiben von Immobilien zu begegnen ist eine Digitalisierung der Betriebsprozesse bei größeren Immobilienportfolien unerlässlich. Alleine die Wahrnehmung der Betreiberpflichten inklusive einer lückenlosen Dokumentation der Prüfpflichten ist ohne eine echte Digitalisierung kaum mehr möglich.

Ein Computer Aided Facility Management System bietet hierfür die Grundlage. Als Immobilienspezialisten verstehen wir Ihre Anforderungen im Lebenszyklus einer Immobilie und beraten Sie umfassend als neutrale Schnittstelle bei der Konzeption, Auswahl, Ausschreibung und Einführung eines CAFM-Systems.

CAFM-Beratung

Die Einführung eines CAFM-Systems ist ein wesentlicher Schritt zur Digitalisierung des Immobilienmanagements. Ein CAFM-System ist weit mehr als eine Datenbank zur Vorhaltung von Gebäudedaten. Vielmehr ist es ein modernes Werkzeug zur Digitalisierung der Bewirtschaftungsprozesse. Mit unserer großen Erfahrung helfen wir Ihnen dabei, die für Ihre Zwecke beste und wirtschaftlichste Software zu finden und begleiten Sie von der Konzeption bis zur Implementierung als softwareunabhängiger Berater.

Da die Einführung einer CAFM-Software mit erheblichen monetären und personellen Aufwänden verbunden ist, ist eine gut vorbereitete Konzeption und Ausschreibung unerlässlich. Mit der Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten in den Bereichen Kommunen, Hochschulen, Industrie und Kirche helfen wir unseren Kunden Ihre Anforderungen zu formulieren, erstellen daraus eine markt- und regelgerechte CAFM-Ausschreibung und begleiten die Vergabe bis zur finalen Verhandlung und anschließenden Implementierung.

Unsere Leistungen – Ihr Ansprechpartner

  1. Grundlagenermittlung

Gemeinsam mit dem Auftraggeber klären wir die Grundlagen für eine CAFM-Einführung. Hierzu gehören u.a. die Festlegung des Projektteams ebenso wie die Analyse der IT-Landschaft, die favorisierte Betriebsform, die Schnittstellen zur vorhandenen IT-Landschaft, Schätzungen zur Personalbemessung ebenso wie eine Vorkalkulation, die Festlegung des Vergabeverfahrens und natürlich ein Projektzeitplan. Ebenfalls Teil dieser ersten Phase ist die Priorisierung der Anforderungen sowie die Definition verschiedener Ausbaustufen.

  1. Vorbereiten der Ausschreibung

In mehreren Workshops mit der Projektgruppe des Auftraggebers definieren wir die Anforderungskriterien an die Software als Basis für die Erstellung eines CAFM-Leistungsverzeichnisses. Hierbei orientieren wir uns am Vorgehensmodell und dem Wording der GEFMA 440. Je nach Vergabeverfahren definieren wir zusätzliche Eignungskriterien zum Beispiel im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs. Sofern gewünscht, lässt sich auch eine zusätzliche Wirtschaftlichkeitsberechnung für die CAFM-Einführung durchführen.

  1. Begleitung des Vergabeverfahrens

In der Ausschreibungs- und Vergabephase unterstützen wir den Auftraggeber bei der Durchführung des Vergabeverfahrens u.a. mit der Festlegung eines Vergabeterminplans, der Erstellung der notwendigen Vergabeunterlagen, der Kommunikation mit den Bietern sowie der Auswertung der Angebote. Gerne konzeptionieren und begleiten wir in diesem Zuge auch eine Systemvorführung der besten Bieter als Grundlage der finalen Angebotsbewertung.

  1. Vergabevorschlag

Zum Abschluss des Vergabeverfahrens erstellen wir den finalen Preis und Wertungsspiegel und formulieren einen Vergabevorschlag mit Handlungsempfehlungen. Auf Wunsch begleiten wir den Auftraggeber auch bei den finalen Verhandlungsgesprächen.

  1. Implementierungsbegleitung

Gerne begleiten wir das Projekt auch in der Einführungsphase und unterstützen so das Projektteam und den Auftraggeber bei der Implementierung. Zusätzlich unterstützen wir Sie auch bei der Datenbereitstellung, zum Beispiel durch eine Erfassung der Gebäude- und Anlagendaten.

Wir nehmen auf, welche Anforderungen an eine neue Software sich auf Basis ihres bisherigen Systems und der bisherigen Prozesse ergeben. Im Anschluss zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten aktueller Systeme auf und definieren mit Ihnen ergänzende Anforderungen an die neue CAFM-Software. Selbstverständlich begleiten wir Sie auch beim Prozess der Datenübernahme.

Sie sind sich unsicher, ob Ihr Softwarepartner ihre künftigen Anforderungen erfüllen kann oder ob die die Vertragskonditionen noch marktgerecht sind? Gerne analysieren wir die Situation und geben Ihnen eine qualifizierte lösungsorientierte Empfehlung.

Ihr Implementierungsprojekt steckt fest und die Fronten sind verhärtet? Gerne moderieren wir Ihr Projekt und helfen Ihnen, wie man so schön sagt, den Wagen wieder auf die Straße zu setzen.

Dipl.-Ing. Jan Zak

Geschäftsführer

T +49 (721) 61 90 65 30
M +49 (178) 66 00 356
jan.zak@ikl-gmbh.de

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Dipl.-Ing. Jan Zak

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