CAFM-Beratung für den Gebäudebetrieb
Ein CAFM-System ist nur dann erfolgreich, wenn Prozesse, Daten, Organisation und Software zusammenpassen. Die ikl GmbH unterstützt Eigentümer, Betreiber, öffentliche Hand, Kirchen und Unternehmen dabei, CAFM-Systeme herstellerneutral zu konzipieren, auszuschreiben, auszuwählen und erfolgreich einzuführen.
Die Anforderungen an den Immobilienbetrieb wachsen – ohne digitale Prozesse sind sie kaum noch beherrschbar. Betreiberpflichten und die lückenlose Dokumentation lassen sich in größeren Portfolios ohne systemgestützte Lösungen nicht mehr zuverlässig erfüllen. Ein CAFM-System ist dafür die zentrale Voraussetzung.
Als unabhängige Immobilienspezialisten betrachten wir dabei nicht nur die Software, sondern Ihre gesamten Bewirtschaftungsprozesse über den Lebenszyklus hinweg. Wir betrachten CAFM nicht als reine Softwarefrage, sondern als Steuerungsinstrument für den Gebäudebetrieb. Deshalb verbinden wir Anforderungsanalyse, FM-Prozesse, Betreiberverantwortung, Gebäudedaten, Schnittstellen und Vergabe zu einem tragfähigen Gesamtkonzept.
Mit Erfahrung aus Projekten in Kommunen, Hochschulen, Industrie und kirchlichen Einrichtungen begleiten wir Sie von der Konzeption über Ausschreibung und Vergabe bis zur Implementierung – praxisnah, wirtschaftlich und herstellerneutral.
Darüber hinaus unterstützen wir bei der strukturierten Erfassung technischer Anlagen und Daten – als Grundlage für eine erfolgreiche Systemeinführung und nachhaltige Nutzung.
Unser Ziel: ein CAFM-System, das Transparenz schafft, Prozesse vereinfacht, Betreiberpflichten unterstützt und im Alltag tatsächlich genutzt wird.
Wann ist eine CAFM-Beratung sinnvoll?
ine CAFM-Beratung ist besonders dann sinnvoll, wenn der Gebäudebetrieb digital besser gesteuert werden soll, aber Anforderungen, Prozesse, Daten oder Systemlandschaften noch nicht ausreichend geklärt sind.
Typische Ausgangssituationen sind:
- Sie möchten erstmals ein CAFM-System einführen
- Ein bestehendes CAFM-System wird nicht ausreichend genutzt
- Daten zu Gebäuden, Flächen, Anlagen oder Betreiberpflichten sind unvollständig oder uneinheitlich
- Prozesse im Facility Management sind historisch gewachsen und nicht sauber digital abgebildet
- Ausschreibung, Systemauswahl oder Vergabe eines CAFM-Systems stehen an
- Ein Altsystem soll abgelöst oder mit anderen IT-Systemen verbunden werden
- Die Implementierung stockt oder die Nutzerakzeptanz ist gering
- Betreiberverantwortung, Wartung, Prüfungen und Dokumentation sollen digital besser unterstützt werden
In diesen Situationen hilft ikl dabei, Anforderungen zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und ein CAFM-Projekt so aufzusetzen, dass es im Gebäudebetrieb echten Nutzen stiftet.
Unser Vorgehen
Unser Vorgehen in der CAFM-Beratung gliedert sich in 6 Phasen.
1. Ausgangssituation analysieren
Wir prüfen vorhandene Systeme, Daten, Prozesse, Schnittstellen, Organisationsstrukturen und Zielsetzungen.
2. Anforderungen und Zielbild definieren
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein realistisches Zielbild für den künftigen CAFM-Einsatz – abgestimmt auf Ihren Gebäudebestand, Nutzergruppen, Betriebsmodell und strategische Ziele.
3. Daten- und Prozessgrundlagen schaffen
Wir strukturieren die relevanten FM-Prozesse und definieren gemeinsam welche dieser Prozesse Sie künftig im CAFM-System abbilden möchten. Gerne auch in einem mehrstufigen Phasenmodell. Dazu deifinieren wir welche Gebäude-, Flächen-, Anlagen- und Dokumentationsdaten für den Betrieb tatsächlich benötigt werden.
4. Ausschreibung und Vergabe vorbereiten
Wir erstellen Anforderungsprofile, Leistungsverzeichnisse und Bewertungsmatrizen und unterstützen bei der Durchführung eines transparenten Vergabeverfahrens.
5. Systemauswahl begleiten
Wir strukturieren Bieterfragen, Präsentationen, Angebotsbewertungen und Systemvorführungen, damit eine belastbare und nachvollziehbare Entscheidung möglich wird.
6. Implementierung unterstützen
Wir begleiten die Einführung, Datenmigration und Projektsteuerung und achten darauf, dass das System im Alltag nutzbar und nicht nur technisch eingeführt wird.
Unsere Leistungen
Entdecken Sie unser Leistungsportfolio und profitieren Sie von unserer Erfahrung. Wir freuen uns darauf, Sie persönlich im Projekt zu begleiten.
CAFM-Konzeption & Ausschreibung
Digitale Strukturen strategisch planen und erfolgreich implementieren
Wir begleiten Sie strukturiert bei der Konzeption und Einführung eines CAFM-Systems – von der Grundlagenermittlung bis zur Implementierungsbegleitung. Gemeinsam klären wir Projektziele, analysieren bestehende IT- und Prozesslandschaften, definieren Anforderungen sowie Betriebsmodelle und entwickeln einen realistischen Projekt- und Vergaberahmen inklusive Priorisierung und Ausbaustufen.
Auf dieser Basis erstellen wir ein belastbares Leistungsverzeichnis gemäß anerkannten Standards, etwa in Anlehnung an GEFMA 440, und unterstützen Sie bei der Durchführung eines rechtssicheren Vergabeverfahrens. Von der Erstellung der Vergabeunterlagen über die Kommunikation mit Bietern bis zur strukturierten Angebotsauswertung und Systembewertung sorgen wir für Transparenz und Entscheidungsqualität.
Abschließend formulieren wir einen fundierten Vergabevorschlag und begleiten – sofern gewünscht – die Verhandlungen sowie die anschließende Implementierung. Dabei unterstützen wir auch bei der Datenaufbereitung und -migration, um einen reibungslosen Systemstart und eine nachhaltige Nutzung sicherzustellen.
Ablösung von Alt-Systemen
Systemwechsel strukturiert gestalten und Zukunftsfähigkeit sichern
Die Ablösung gewachsener Altsysteme erfordert eine sorgfältige Analyse bestehender Prozesse, Datenstrukturen und funktionaler Anforderungen. Gemeinsam mit Ihnen erfassen wir, welche Anforderungen sich aus dem bisherigen System, den etablierten Abläufen und zukünftigen Zielsetzungen ergeben, und schaffen so eine fundierte Entscheidungsgrundlage für den Systemwechsel.
Auf dieser Basis zeigen wir marktgängige Lösungsoptionen auf, bewerten deren Leistungsfähigkeit im Kontext Ihrer Organisation und definieren gemeinsam ein präzises Anforderungsprofil für die neue CAFM-Software. Dabei berücksichtigen wir sowohl technische Schnittstellen als auch organisatorische Auswirkungen und strategische Entwicklungsperspektiven.
Selbstverständlich begleiten wir Sie auch im Prozess der Datenmigration und Systemumstellung. Durch eine strukturierte Planung, qualitätsgesicherte Datenübernahme und klare Projektsteuerung stellen wir sicher, dass der Übergang effizient, risikoarm und nachhaltig erfolgreich erfolgt.
Second-Opinion Gutachten
Objektive Bewertung schaffen und Handlungssicherheit gewinnen
Wenn Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Softwarepartners oder die Zukunftsfähigkeit Ihrer Systemlandschaft hinterfragen, schaffen wir mit einer unabhängigen Second Opinion Klarheit. Wir analysieren bestehende Vertragskonstellationen, Leistungsumfänge und Marktbedingungen und bewerten, ob Ihre Lösung sowohl technisch als auch wirtschaftlich langfristig tragfähig ist.
Darüber hinaus prüfen wir laufende Implementierungsprojekte hinsichtlich Zielerreichung, Projektstruktur und Risikolage. Dabei identifizieren wir strukturelle Schwachstellen, vertragliche Unklarheiten oder operative Hemmnisse und entwickeln lösungsorientierte Handlungsempfehlungen.
In festgefahrenen Projektsituationen übernehmen wir auf Wunsch eine moderierende und strukturierende Rolle. Mit klarem Blick von außen unterstützen wir dabei, Entscheidungsprozesse zu ordnen, Prioritäten neu zu definieren und das Projekt wieder zielgerichtet auf Kurs zu bringen.
Wir digitalisieren Ihre FM-Prozesse und bieten eine herstellerneutrale Software-Beratung.
Wenn Sie ein Thema gemeinsam mit uns vertiefen oder einzelne Leistungsbausteine näher kennenlernen möchten, wenden Sie sich gerne an unsere Ansprechpartner. Wir freuen uns auf den Kontakt.
Unsere Leistungen – Ihre Ansprechpartner
Janine Schmidt, M.Sc.
Prokuristin
Leiterin des Bereichs Immobilienmanagement
Ausgewählte Projektreferenzen
CAFM Einführung Gemeinde Odenthal
Grundlagenermittlung und Systemkonzeption, Klärung Schnittstellen, Erstellung Leistungsverzeichnis, Vergabebegleitung und Vergabeverhandlung, Vergabeempfehlung
CAFM Einführung Erzbistum
Grundlagenermittlung und Systemkonzeption, Klärung Schnittstellen, Erstellung Leistungsverzeichnis, Vergabebegleitung und Vergabeverhandlung, Vergabeempfehlung
CAFM Systemwechsel Hochschule
Grundlagenermittlung und Systemkonzeption, Klärung Schnittstellen, Erstellung Leistungsverzeichnis, Vergabebegleitung und Vergabeverhandlung, Vergabeempfehlung
Aufbau eines diözesanen FM
Bistum Augsburg
Organisations- und Prozessberatung zum Aufbau eines diözesanen Facility Managements inklusive Funktions- und Leistungsmodell, Aufbauorganisation, Prozessmodellierung sowie Digitalisierungsstategie inkl. CAFM-Ausschreibung und Datenerfassung
CAFM Einführung Lapp
Grundlagenermittlung und Systemkonzeption, Klärung Schnittstellen, Erstellung Leistungsverzeichnis, Vergabebegleitung und Vergabeverhandlung, Vergabeempfehlung, Implementierungsbegleitung
CAFM Einführung und Steuerung der Gebäudeerfassung
Grundlagenermittlung und Systemkonzeption, Klärung Schnittstellen, Erstellung Leistungsverzeichnis, Vergabebegleitung und Vergabeverhandlung, Vergabeempfehlung, Implementierungsbegleitung. Steuerung der Erfassung der insgesamt mehr als 5.200 Gebäude sowie anschließende Datenpflege
CAFM Einführung Stadt Wolfsburg
Grundlagenermittlung und Systemkonzeption, Klärung Schnittstellen, Erstellung Leistungsverzeichnis, Vergabebegleitung und Vergabeverhandlung, Vergabeempfehlung
CAFM Einführung Aachen
Grundlagenermittlung und Systemkonzeption, Klärung Schnittstellen, Erstellung Leistungsverzeichnis, Vergabebegleitung und Vergabeverhandlung, Vergabeempfehlung, Implementierungsbegleitung