Beratungsmandat: Kommunale Facility Management Organisation neu ausrichten

15. Juni 2026

Wie wird gewachsenes Facility Management zukunftsfähig? Für eine gemeinnützige Stiftung in Berlin analysierte ikl Strukturen, Rollen, Prozesse sowie Steuerungs- und Verrechnungsmechanismen – und entwickelte ein Zielbild mit konkreten Maßnahmen für wirksame, transparente und digital unterstützte FM-Strukturen.

Beratungsmandat: Kommunales Facility Management Organisation neu ausrichten

Im Rahmen eines Beratungsprojekts unterstützte die ikl GmbH eine gemeinnützige Stiftung des Landes Berlin bei der strategischen Weiterentwicklung ihres Facility Managements. Die Stiftung betreibt mehrere Liegenschaften unterschiedlicher Nutzungsarten, darunter Hotels und soziale Einrichtungen, und befand sich in einem umfassenden Transformations- und Modernisierungsprozess. Ziel des Projekts war es, den gewachsenen Facility-Management-Bereich strukturell, organisatorisch und prozessual auf seine Zukunftsfähigkeit zu prüfen.

Zu Beginn führte ikl eine strukturierte IST-Analyse durch. Dabei wurden bestehende Organisationsstrukturen, Prozesse, Verantwortlichkeiten sowie Steuerungs- und Verrechnungsmechanismen analysiert, bewertet und dokumentiert. Ergänzend fanden Workshops und Interviews mit relevanten Stakeholdern statt, um unterschiedliche Perspektiven, Anforderungen und operative Erfahrungen systematisch einzubeziehen.

Auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse entwickelte ikl ein Zielbild für ein modernes, bedarfsgerechtes und steuerbares Facility Management. Betrachtet wurden insbesondere die Handlungsfelder Organisation, Personal, Finanzen, Prozesse und IT. Im Mittelpunkt standen die Transparenz von Leistungen, die Klarheit von Rollen und Verantwortlichkeiten, die Effizienz operativer Abläufe sowie die Frage, wie digitale Systeme die tägliche Arbeit künftig besser unterstützen können.

Die identifizierten Optimierungspotenziale wurden anschließend in konkrete Handlungsempfehlungen und priorisierte Maßnahmen überführt. Durch die strukturierte Realisierungsplanung erhielt die Stiftung eine belastbare Entscheidungs- und Umsetzungsgrundlage für die nächsten Schritte der organisatorischen Weiterentwicklung.

Das Projekt zeigt beispielhaft, wie aus einer gewachsenen Struktur ein zukunftsfähiges Facility Management entstehen kann: nicht durch einzelne Insellösungen, sondern durch das saubere Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Steuerung und IT.